Sommerfesten planlægges af mange flere end sommerfestudvalget. En lang række frivillige fungerer nemlig som aktivitetsansvarlige. Arbejdet som aktivitetsansvarlig er beskrevet her: Det kan være en enkelt person eller gerne et team som tager ansvar for en aktivitets planlægning og tilrettelægning. Aktivitetsansvarlige laver aktivitetsplaner over opgaver før og under sommerfesten. Detaljeringsgraden er afhængig af aktiviteten. Der er lavet en skabelon, og man kan få hjælp ved at kigge i allerede udarbejdede aktivitetsbeskrivelser og selvfølgelig få hjælp fra udvalget. Vagtplaner bliver styret via Excel-ark,som man kan få adgang til via fælles drev (OneDrive). Det får man hjælp og support til fra sommerfestudvalget. Aktivitetsansvarlige deltager i møder med sommerfestudvalget eller andre aktivitetsansvarlige, hvor koordinering er nødvendig. Behovet for møder er afhængig af aktiviteten. Man må meget gerne forbedre og udvikle aktiviteten. Der må også meget gerne sættes fokus på at netværke og bringe nye folk ind i sommerfestarbejdet.